ワークフローシステムとは会社の意思決定プロセスの迅速化および各申請業務を効率化するシステムです。
★本ページの内容：
1. ワークフローシステムとは
ワークフローシステムとは会社の意思決定プロセスの迅速化および各申請業務を効率化するシステムです。一般的に企業での意思決定プロセスは決裁書、稟議書、決議書や議事録の承認などで意思決定を実施しています。各企業の意思決定プロセスの総称は一つに統一されています。例えば、大手食品会社では「決議書」であり、家具製造会社では「稟議書」でした。つまり、決裁書、稟議書、決裁書を区別して利用している会社は多くありません。
なお、各意思決定する方法および主な内容は以下のとおりです。
| No. | 意思決定方法 | 内容 | 備考 |
| 1 | 決裁書 | ・役員報酬の変更 | ・変更届提出 日本年金機構 税務署 |
| 2 | 稟議書・決議書承認 | ・売買契約の締結が発生する業務 | ・支払い発生 物品調達（購入） 出張・研修 システム導入 ・収入発生 顧客提出用見積書 |
| 3 | 会議の議事録承認 | ・会社の方針（事業計画） ・プロジェクト進捗 | ・事業進捗報告会 ・ERP導入会議 |
| 4 | 申請書承認 | ・人事部へ個人書類提出依頼 | ・源泉徴収票 ・雇用証明書など |
一般的な意思決定プロセスは以下のとおりです。
①起案 → ②起案書（決裁書・稟議書・決議書・議事録）作成 → ③申請 → ④承認 → ⑤承認連絡・実施 → ⑥起案書保存
意思決定プロセスの前提として、各企業では職務権限規定が定義されており、簡易例は以下のとおりです。
| No. | 職務権限・責任 | 権限事項 | 課員 | 次長 | 部長 | 担当役員 | 社長 | 役員会議 |
| 1 | 経営課題解決すること | 課題決定（実施決議） | --- | 〇 | ● | ● | ◎ | ◎ |
| 2 | 予算に関すること | 予算要求・申請 | 〇 | ● | ● | ● | ◎ | ◎ |
| 3 | システム導入すること | システム施策決定 | 〇 | ● | ◎ | --- | --- | --- |
| 4 | 物品調達すること | 物品購入 | 〇 | ◎ | --- | --- | --- | --- |
| 5 | 人事書類申請すること | 人事書類申請 | 〇 | ◎ | --- | --- | --- | --- |
・凡例： 〇＝起案者 ●＝承認者 ◎＝決裁者 △＝参照者
・１案件の決済権限例（大企業）：次長＝1千万円未満、部長＝1億円未満、担当役員＝5億円未満、社長=5億円以上
・１案件の決済権限例（中小企業）：部長＝10万円未満、担当役員＝20万円未満、社長=20万円以上
2. 事例の紹介
ワークフローシステムを導入したソリューションの事例を以下の表に紹介します。
| No. | 企業の規模 | ワークフローソリューション | 備考 |
| 1 | 家具製造会社（中小企業） | 稟議書：ペーパーベース | ・各申請書： 人事給与システムの申請機能を利用 |
| 2 | 商社（中小企業） | 電子メール | ・決議書テンプレートあり ・海外拠点との意思決定にも使用 ・税務署対応のため決議書メール （添付ファイル含む）の個別保管必要 |
| 3 | 遊具事業会社（中小企業） | Create!Webフロー | ・クラウド |
| 4 | 大手食品企業 | Intra-Mart | ・Webシステム |
| 5 | 大手食品企業 | SAP ECC | ・ERPのワークフロー機能を利用 |
| 6 | 大手食品企業（外資系） | ServiceNow | ・本社～海外拠点含む |
上記のとおり、現在でも稟議書をペーパーベースで作成・運用している会社は少なくありません。なお、大手企業では支払いが発生するワークフローシステムとは別に実施決議用のワークフローシステムを別々に利用しているケースがあります。特に大規模業務システム導入のような部門を跨る施策が多い企業に見られます。
3. ワークフローシステムのメリット・デメリット
ワークフローシステムのメリット・デメリットは以下のとおりです。
| No. | メリット | デメリット | 備考 |
| 1 | ペーパーレスの実現（SDGs) | 費用コストは発生する | 費用対効果検討必要 |
| 2 | 意思決定・申請プロセスの迅速化・効率化（時短） | 既存の機器動作不可 | スマホやタブレット |
| ３ | 内部統制の強化 | 操作を覚えてくれないユーザーへの対応 | 啓蒙活動必須 |
| 4 | テレワークで対応可 | 既存システムとの連携できない可能性がある | 事前確認必須 |
3. 簡易ワークフローシステムについて
ペーパーベースのワークフローのイメージ図は以下のとおりです。
ワークフローシステムで対応できる課題は以下のとおりです。
- 毎回、ワードなどで作成されたテンプレートの稟議書に記入（手間・時間）
- 印刷/移送作業に時間がかかる（手間・時間・コスト、紛失リスク）
- 稟議書の承認までに時間がかかる
- 稟議書がどこまで進んでいるのかわからない
- 保管場所の確保・管理が大きな負担になっている
- 申請情報の検索/一覧化/集計に時間がかかる
課題に対する解決案：電子メールでワークフロー
ワークフローシステムの基本機能は以下のとおりです。
- 申請書作成および帳票機能
- 承認機能
- 申請および起票機能
- 管理機能
- 通知機能
電子メールでワークフローを実現するために必要なシステムは以下のとおりです。
| No. | 必要なシステム | 用途 | 例 |
| 1 | 電子メールシステム | 起案書を稟議するため | メーラー：MS Outlook |
| 2 | ファイルをPDF化するツール | 決裁済み稟議書を保存するため | Adobe Acrobat Microsoft Print to PDF |
| ３ | ファイル共有システム | 決裁済み稟議書を共有するため 関係者が閲覧可能（税務署対応含む） | ファイル共有サーバー One Drive (Cloud) G-Drive (Google Workspace) |
そして、電子メールベースのワークフローシステムの運用は下図のとおりです。
ここで、電子メール本文にコピーするテンプレートは例は下図のとおりです。
電子メールのワークフローにおける起案者の運用プロセスは以下の通りです。
- 電子メール本文に決議書をコピーし、起案する
- 宛先：承認者および決裁者のメールアドレス記入する
- 関係者のメールアドレスはCCに記入する
- メールの件名には「決議書の承認・決済依頼」と記入する
- 起案書を送信する
- 起案書の承認連絡を待つ
- 承認・決裁済み決議書のメールをPDF化して、指定のファイル共有システムに保存する
保存する場所のフォルダー名の例は下図のとおりです。
本格的なワークフローシステムを導入した場合、起案者、承認者や決裁者の所属や権限情報をデータベースに保持しています。従いまして、人事異動や権限変更が発生した場合、ワークフローシステムの人事情報のメンテナンスが発生します（ワークフローの人事情報テーブルと人事給与システムと連携している場合は除く）。
ワンポイントメッセージ：ペーパーベースの意思決定プロセスの流れをシステム化することで業務のスピードアップを目的とするシステムです。
次項の”業務システムの全体最適化”は「こちら」をクリックしてご参照ください。